+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Как подшиваются документы в дело по датам

Обеспечить нормальное хранение и эксплуатацию архива можно только в том случае, если документы правильно подшиты. Как это сделать? Разбираемся в вопросе. Делопроизводство и документооборот — достаточно сложные во многих отношениях процессы.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Как правильно подшивать документы?

Обеспечить нормальное хранение и эксплуатацию архива можно только в том случае, если документы правильно подшиты. Как это сделать? Разбираемся в вопросе. Делопроизводство и документооборот — достаточно сложные во многих отношениях процессы. Это относится и к прошивке документов. Ведь довольно часто бумаги, которые необходимо подшить и сдать в архив, возвращают из-за того, что они неправильно сшиты. Как правильно сшивать документы?

Ответ на этот вопрос дают Методические рекомендации по делопроизводству, которые утверждены приказом Росархива от Далеко не все люди знают, для чего вообще прошивать документы. А ведь оказывается, что есть немало мест, куда можно сдать только правильно прошитые бумаги. Например, в архив или при подаче документов на тендер, да и процедура государственной регистрации физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей или юридических лиц требует подачи правильно сшитых документов.

Надо сказать, что единой инструкции по прошивке документов на сегодняшний день нет. Но при этом существует ряд нормативных актов, которые регулируют порядок ведения различной документации, в том числе и сшивание дел. Это относится и к копиям уставных документов юридических лиц разница между прошитыми оригиналами и копиями состоит в том, что на копии не ставится печать.

Кроме того, при подшивании документов, все страницы нумеруются. Это делается арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу каждого листа. Для прошивки используются специальные нитки или шпагат , прошивочная игла и шило. А на обороте последней страницы обязательно клеится заверительная наклейка с указанием количества прошитых страниц, печатью организации и подписью руководителя или уполномоченного лица.

Подшивая документы, стоит позаботиться о правильной картонной обложке для каждого дела. Обложки могут быть:. Стандартные обложки обычно имеют размер х миллиметра и используются при сшивании документов, которые исполнены на стандартных листах. Что же касается нестандартных обложек, то они необходимы в том случае, если нужно подшить листы больше стандартного размера.

Тогда обложка изготавливается по размеру подшиваемых листов. Обложки из твердого картона используют в тех случаях, когда нужно сшить документы, предназначенные для длительного хранения от двадцати пяти лет. А для сдачи документов в государственные архивы применяют обложки из бескислотного картона.

Каждый отдельно прошитый комплект документов обязательно снабжается описью, которая должна содержать определенную информацию, а именно:. Если в нумерации дела допущены незначительные ошибки пропущенные листы , то по согласованию с архивными сотрудниками допускается использование литерной нумерации.

Это значит, что все нумерованные листы остаются с прежними номерами, а на пропущенные листы ставится номер впереди идущего листа с добавлением литеры буквы. Например, 5, 6, 6а, 7…. Но если в нумерации дела допущены более грубые ошибки, например, не пронумерованы приклеенные одной стороной мелкие документы, то нумерацию придется сделать заново.

Это значит, что старые номера нужно будет аккуратно зачеркнуть одной наклонной чертой, а рядом проставить правильный номер. Если нумерация была сделана заново, следует также сделать и новую заверительную надпись. При этом старая надпись не изымается из дела, а просто перечеркивается.

Прошивать документы должны только уполномоченные сотрудники с использованием специальных ниток банковского шпагата, ниток ЛШ и игл. Для того чтобы сшить документы это надо сделать так, чтобы можно было при необходимости прочитать дело , на левом поле примерно в 1,5 сантиметрах от текста шилом делается три отверстия одно над другим: центральное должно находиться строго посередине, а расстояние между центральным и верхним нижним проколами должно быть три сантиметра.

Если дело многостраничное, то проколы удобнее выполнять шилом, а для более тонких дел можно воспользоваться дыроколом. Чтобы предотвратить механическую порчу первого и последнего листов дела, лучше подклеить в месте прошивания тонкие полоски картона, через которые будет пропущена нить. Для сшивания документов понадобиться нитка, длиной примерно семьдесят сантиметров.

Дело прошито через все три прокола, и теперь можно завязать узел на обороте. Узел завязывается очень туго, как можно ближе к последнему листу и фиксируется клеем и заверительной наклейкой. При этом концы нити должны быть свободны и видны. После того, как дело сшито и пронумеровано, необходимо сделать заверительную надпись. Она выполняется на отдельном листе и располагается на обороте последнего листа дела.

В этой надписи обязательно указывается количество прошнурованных и пронумерованных листов в деле цифрами и прописью , а также при необходимости особенности имеющихся документов и их состояние фотографии, рисунки, чертежи, наличие помарок, порванных или испорченных листов. Подписывает заверительную надпись руководитель или уполномоченный составитель, который указывает также свою должность и расшифровку подписи.

Заверительная надпись выполняется на наклейке размером 5 на 6 сантиметров. Она должна быть приклеена на качественный клей, который выдержит долгое хранение, фиксировать узел и части нити оставляя концы свободными , которыми прошито дело, и скрепляться печатью. При этом печать должна быть проставлена так, чтобы оттиск частично находился на наклейке, а частично — на листе дела.

Получать новые комментарии по электронной почте. Вы можете подписаться без комментирования. Оставить комментарий. Добрый день. Подскажите, пожалуйста, как правильно оформить документ.

Документ напечатан на двух сторонах, прошит. Всего 5 листов, 9 страниц. Что указывается на прошивке: листы или страницы? У меня следующий вопрос. При подаче заявления о регистрации договора уступки на объект промышленной собственности в разделе Приложения указывается перечень документов, первым из которых идет сам договор в кол-ве 4 экз. Вопрос: считается ли титульный лист для указания кол-ва листов или же достаточно указать только кол-во листов самого текста договора?

Филипп, добрый день! Вам еще необходимо включить в количество листов договора и титульный лист. Здравствуйте, Филипп. Вам также необходимо включить в количество листов договора и титульный лист. Таисия, добрый день.

Заявление необходимо обязательно пронумеровать. Сшивать на ваше усмотрение. Добрый день! Руслан, доброго вам дня. Титульный лист вам необходимо обязательно указать, как составляющую часть договора.

Здравствуйте, Надежда. В данной статье подробно рассказывается, как правильно пронумеровать документы при сшивание для архива. Как пронумеровать книгу доходов и расходов, начиная с первого листа, где заполняются реквизиты предпринимателя или уже с листа, где таблицы? Нумерация любых сшиваемых и опечатываемых документов, включая указанную вами книгу, всегда производится начиная с первого после обложки листа и до последнего — также до обложки, это общий стандарт.

Здравствуйте, Варвара. Вам необходимо пронумеровать с самого первого листа, где заполняются реквизиты. Сотавляется журнал учёта. На заверительной записи указывается число листов вместе с титульным? Он отдельным листом. И второе — если листы двустороннего заполнения, в заверительной записи это как-то отражается? Здравствуйте, Алёна. Да, в заверительной записи необходимо учитывать и титульный лист и отразить, что листы двустороннего заполнения. Алена, при необходимости в особенностях имеющихся документов и их состояния, в заверительной записи можно отразить номера листов с дввустороннего заполнения.

Добрый вечер! В учреждении дошкольного образования ведется в соответствии с примерной номенклатурой дел журнал движения детей, срок его хранения 1 год, нужно ли этот журнал прошивать и нумеровать страницы? Изабелла, здравствуйте. Все журналы, которые имеют номенклатурный номер, в которых ведутся разнообразная регистрация, должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены печатью и подписью руководителя организации. Марк, в инструкциях по делопроизводству и в методических рекомендациях нет такого пункта, где бы оговаривались сроки прошивки документов, поэтому, чем раньше вы это сделаете, тем лучше.

На практике это обычно делается в феврале-марте. Марк, здравствуйте. Какого то определенного времени для сшивки документов нет, но чем быстрей произойдет сшив документов, тем лучше. Добрый день, подскажите пожалуйста,оговорено ли в законодательстве чем нумеровать страницы при прошивке — карандашом или ручкой? Фаина, здравствуйте. На основании правил работы с архивной документацией, листы нумеруют простым карандашом в верхнем правом углу.

При перенумерации, прежний номер зачеркивается одной чертой, рядом пишем новый номер листа. Фаина, в Инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, — написано, что нумерация страниц производится простым карандашом. Николай, не давайте безграмотных советов! Ужас какой! Кто же ее учил сшивать так документы многостраничные?! Да еще и выложила этот дебилизм в инет!

Как сшивать документы

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться. Регистрация Забыл пароль Запомнить. Размещение рекламы. Обмен документами. Правила форума Список пользователей Фотогалерея Найти темы без ответов.

Статистика форума:. Посмотреть все. Проверьте знания. RSS Как подшивать документы Рубрика : Делопроизводство общее и кадровое Ответов : 37 Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. Мария гость Lmv bk. Оценок нет. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:.

Идет отправка уведомления Солнышко гость Ivanova ekoenergo. Ju гость evikt mail. Йа блондинко [e-mail скрыт] Россия, Москва. Моя жизнь - мои правила. Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз. Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую. Mila [e-mail скрыт] Российская Федерация, Москва. Успех измеряется не тем, насколько далеко ты зашел, а тем, насколько ты удалился от того, с чего начал.

Татьяна [e-mail скрыт] Россия, Челябинск. Ksunya [e-mail скрыт] Казахстан. Вчера была ограблена художественная школа. Через полчаса милиция получила не только фоторобот, но и мультик про грабителя!

Linas [e-mail скрыт] Россия, Петербург. В голове бардак, но раскидано и лежит всё как-то по фэншую Ольгуня [e-mail скрыт] Российская Федерация. Вам говорят, что Вы умны и красивы, не спорьте — людей не переубедишь Чёрный кот, перебежавший вам дорогу, означает, что животное куда-то торопится И не читайте советских газет. Так других нет! Вот никакие и не читайте. Солнце [e-mail скрыт] Российская Федерация. В принципе, женщина может и помолчать, но дело в том, что у женщины нет такого принципа.

Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения материалов с сайта разрешается правообладателем только с указанием гиперссылки на данный сайт, если не указано иное. Расширенный поиск.

Всегда подшивала документы по мере поступления с низу вверх последние сверху. Пришел умник закончивший курсы по делопроизводству и сказал, что по всем правилам нужно наоборот: свежий подшивается под все предыдущие. У меня кроме аргумента - неудобно - нечего ему ответить, так как курсов не оканчивала.

Есть ли какой-нибудь норматив обязывающий подшивать документы именно в таком порядке. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления Здравствуйте Мария! Очень большое значение имеет то обстоятельство, в какой организации Вы работаете? Для организации определенного рода деятельности существуют свои нормативы - Инструкции по ведению делопроизводства.

Для архивного хранения - да, он прав; для оперативной работы и хранения - нет. В целом я согласна, пусть даст ссылку на документ.

А я в выходные посмотрю свои материалы. Сорри, затянула с ответом. Ларин, Янковая Кудряев и др. Учебник", Инфра-М, Москва. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Но ведь не понятно с какой сороны идет отсчет Может это и не имеет значения. Ju писал а : " А вот когда том дела отработан, даже если в организации архива своего нет, удобнее "перелицевать", составить опись дела и т. Оно и сразу к архивному хранению будет готово, и "умникам" удобнее работать будет. Я тоже делаю снизу вверх. Мне так удобнее. По крайней мере еще никто не "убил" меня. Просто нужно посмотреть стандарт вашего предприятия и делать так, как там написано. Если в стандарте предприятия этот момент не уточняется - можете смело задавать тот порядок, который для вас более удобен.

Если вы собираетесь дело в архив сдавать - тогда ваш товарищ прав. Хотя, здесь также нужно обратиться стандарту вашей организации. Ksunya писал а : Просто нужно посмотреть стандарт вашего предприятия и делать так, как там написано. Для оперативной работы используется хрогология снизу вверх, а когда дело надо сдать в архив, то документы перебираются и переподшиваются сверху вниз.

Если сейчас использовать хронологию для сдачи в архив, то это вдвойне не удобно: 1 постоянно надо доставать все документы, чтобы подшить следующий одни документ а если их в течение дня надо подшить несколько раз? Вывод: для чего вам лишние движения, это же замедляет вашу работу. В архив не все документы сдаются - это надо помнить!!! От тока щас смеяться не надо. У меня тупейший вопрос. У нас запрос из прокуратуры. Мне притащили доков накопирванных штук

Пошаговые фото- и видеоинструкции подскажут как подшить документы нитками и заверить их. Приведены несколько вариантов: на уголок, в 2, 3 и 4 дырки.  В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве. Какие документы необходимо сшивать? В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения.  Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке; если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.

Подшивка документов. Как правильно подшить документы?

Всем привет! Сегодня расскажем как подшивать документы правильно и без проблем. Любое предприятие или его структурное подразделение, какого размера оно бы не было, хотя бы единожды сталкивалось с такой необходимостью, как подшивка документов.

Данная необходимость возникает в том случае, если документы готовятся к сдаче в архив или же для проведения разного рода юридических процедур. Выделяют несколько способов подшивки документов, которые мы и рассмотрим в данной статье. На любом предприятии в течение года образуется различный объем документов, часть которых по истечении срока хранения должна быть передана в архив.

К таковой категории можно отнести документацию, которая уже была исполнена, либо же бумаги, связанные напрямую с работниками организации. В соответствии со сложившимся порядком, документы подлежат сдаче в архив после того, как пройдет год с момента завершения их обращения в делопроизводстве. Обязанности, которые включают в себя подготовку документов и их непосредственную сдачу в архив, могут быть возложены на сотрудников предприятия, которые являются лицами, ответственными за документооборот.

В отдельных случаях такие обязанности могут быть закреплены за секретарем, бухгалтером или любым другим ответственным лицом. В любом из описанных вариантов, таковая обязанность должна быть закреплена приказом. Помимо этого, в подготовке документации к сдаче в архив могут быть задействован секретариат обособленного подразделения.

В любом случае, передача документации может быть осуществлена только после их окончательного и полного оформления, и никак иначе. Тут речь идет о том, что, возможно, были смены наименований предприятия, его индекса регистрации, изменения сроков сдачи или подзаголовков. Возможным представляется проводить подшивать документы частично, если срок ее хранения не превышает десяти лет. Документооборот и, связанное с ним, делопроизводство — весьма сложные процессы.

Зачастую имеют место быть ситуации, когда уже подготовленные и сданные на хранение в архив документы, могут вернуться из-за некорректного оформления. Отсюда вытекает закономерный вопрос: как же правильно подшивать документы? Данная операция регламентируется Методическими рекомендациями в сфере делопроизводства. Указанные рекомендации законодательно закреплены приказом Росархива, который вступил в силу с 23 декабря года. Именно этот законодательный акт фиксирует рекомендации по процедуре подшивки документов.

Их стоит придерживаться во избежание возврата некорректно оформленных документов и отказа архива принять их на хранение.

Внутренний архив каждой организации может хранить документы в течение определенного временного отрезка, после чего документация обязательно должна быть передана на хранение в государственные архивы, либо утилизирована, если закон это позволяет. Законодательство строго регламентирует сроки, в течение которых должны храниться документы. В случае ликвидации или реорганизации предприятия, вся документация, которая не имеет срока хранения, должна быть передана на хранение в государственные архивы.

Так же передаче подлежат и документы, связанные с персоналом предприятия. Если организация является негосударственной, то в данном случае законодательством предусматривается особый регламент взаимоотношений. Если конкретней, то действует следующий принцип: закон предъявляет требование по заключению договора с Федеральной архивной службой, но если таковой договор заключается с опозданием по каким бы то ни было причинам , то архив обязан принять только тот пакет документов, который связан непосредственно с персоналом организации.

А вот судьбу остальных документов и последующее место их хранения, должен решить председатель комиссии по ликвидации предприятия. Документы, подлежащие прошивке : В соответствии с законодательством, прошивке подлежит вся документация, которая состоит из двух и более страниц.

Данное правило распространяется так же и на документы уставного характера. Немаловажно, что документы, которые не подлежат передачи на хранение в архив, конечно же могут не прошиваться. Основным фактором, влияющим на необходимость прошивки документации, является то, что таким образом документы пытаются защитить от возможного изъятия или подмены отдельных ее листов. Именно поэтому документы подлежат прошивке с помощью ниток, и их нумерации.

Затем документацию опечатывают. В перечень документов, подлежащих прошивке, включены документы бухгалтерского и кадрового характера, так же книги учета прибыли организации, и другие особо важные соглашения. В дополнительный перечень документов, подлежащих прошивке, можно включить копии и переводы, которые были заверены нотариально. Документы, которые были оформлены подобным способом, намного легче хранить, притом они занимают намного меньше места. Помимо этого переплет нитками и последующее опечатывание позволяют быть уверенным в том, что документации имеет целостный вид.

На данный момент альтернативных способов, отвечающих законодательству, не придумано. После полного оформления всей необходимой документации, подлежащей к сдаче в архив, завершающим этапом является подшивка. Чтобы начать подшивать документы предполагается полное удаление всех предметов из металла, например булавок, скрепок и скоб. После этого документы изымаются из скоросшивателя. Если документы уже укомплектованы должным образом, к ним добавляется чистый лист, на котором оформляется сопроводительная надпись.

Помимо этого, в начало стопки документов можно так же добавить листы, которые будут использованы для оформления внутренней описи. Альтернативой могут служить специально подготовленные бланки описи.

Законодательно установлено максимальное количество листов, которое может быть сшито вместе и затем представлять собой одно дело. Таким образом, дела должны быть укомплектованы таким образом, что бы общая численность из страниц не превышала штук.

Вероятно, что за год на предприятии собралось большое количество бумаг, которые должны быть сданы в архив. В этом случае их разделяют на отдельные тома, содержащие до листов. В стандартной процедуре прошивка осуществляется с использованием твердой обложки. В том случае, если листы имеют различный формат, то прошивку подобного тома необходимо проводить с использованием четырех точек прокола. Это позволяет наиболее надежно скрепить между собой разноформатные листы.

При прошивке документации, имеющей большой срок хранения, допускается прошивка листов вместе с обложкой, то есть насквозь.

В случае с документацией, имеющей стандартные сроки хранения, прошивка осуществляется следующим образом: прошивка начинается с листа, который является следующим после переплета.

После этого сверху первого листа укладывается картонная прокладка, после чего все дело прошивается. Картонная прокладка используется с целью предохранения ниток от быстрого изнашивания. Стоит помнить, что документация может храниться вечно, поэтому следует контролировать границы прошивки.

То есть нитки не должны находить на текст, и он должен быть легко разборчив даже после процедуры прошивки. Допускается хранение документов непосредственно в скоросшивателе. Но только в том случае, если срок хранения данной документации не превышает 10 лет. На некоторых предприятиях используются специальную машинку — брошюратор. Однако такой способ скрепления документов приемлем только для внутреннего хранения и недопустим для архивной подшивки. Следующий этап подготовки документов — их нумерация.

Нумерация осуществляется для удобства при работе с документацией. Производится с помощью черного карандаша или специального нумератора. Номера страниц проставляются в верхнем правом углу документа исключительно с лицевой стороны. При нумерации важно помнить, что номера страниц не должны перекрывать основной текст, и запрещено производить нумерацию с использованием цветных карандашей или чернил.

Что бы прошивать документы было проще, можно воспользоваться архивными папками, сверлильной машиной, а так же переплетным станком.

Отдельный стандарт действует при прошивке документов, касающихся банковских кассовых операций. Перед тем, как начать прошивку, необходимо выровнять всю стопку бумаг. В случае, если бумаги разного формата, их нужно уложить так, что бы было удобно осуществить прокол. После того, как укладка проведена, необходимо сделать проколы, или просверлить отверстия при помощи специального станка или обычной дрели, чтобы потом легко подшивать документы. Количество отверстий может быть от 2 до 5.

Некоторые специализированные станки так же могут сразу продевать нить в подготовленные отверстия. Если же сверление происходит при помощи обычной дрели, следует проследить, чтобы отверстия не сдвинулись. При прошивке документов вручную нитками понадобится игла и нити. Прошивка осуществляется через два отверстия. После прошивки концы нити необходимо связать, причем на обратной стороне документа, а затем на образовавшийся узел приклеить небольшую полоску бумаги.

После этого необходимо составить заверительную надпись, содержащую информацию о количестве подшитых листов и о том, кем заверена подшивка. Данная процедура производится так, что бы печать и надпись выступали за границы приклеенной полоски бумаги.

Затем страницы подлежат нумерации в обязательном порядке. Как показывает практика, не так уж и сложно подшивать документы вручную, однако, если сшивается более 5 листов, то их уже достаточно проблематично проколоть иглой. В этом случае допускается использование дырокола.

Как мы упомянули ранее, больше 5 листов вместе проколоть достаточно проблематично, поэтому можно использовать дыроколы или электродыроколы. При подобной прошивке нужно сделать следующее: расположить на поле прошиваемых документов 4 отверстия, проследив за тем, что бы текст остался читаемым, после этого совершить прошнуровку.

Прошнуровке подлежат заверенные нотариусом документы, договоры, кассовые книги, документы банковского типа, а так же журналы регистрации и личные дела.

По завершении процедуры сшивания и нумерации документов, необходимо составить заверительную надпись. Как правило, заверительная надпись в обязательном порядке содержит информацию о количестве прошитых страниц и об особенностях документов в составе прошивки, и затем крепится на оборотной стороне дела. Заверительная надпись должна быть подписана руководителем организации. Так же, необходимо отметить, что сопроводительная надпись должна содержать подпись ответственного лица и ее расшифровку.

Затем она так же клеится к делу, закрепляя узелок ниток прошивки и заверяется оттиском печати, который ставится на границе наклейки и самого листа дела. Надеемся, что Вы правильно поняли как подшивать документы на предприятии. О бумаге subscribers.

Как подшиваются документы в дело по датам

В деятельности каждой организации образуется специальная категория дел — дела постоянного хранения. В статье мы расскажем, как оформить такие дела для передачи в архив. Срок хранения документа также может быть установлен и в отраслевых нормативных документах. Речь идет только о тех документах, сроки хранения которых указаны в Перечне При этом в инструкции по делопроизводству или в другом локальном нормативном акте, посвященном хранению документов, целесообразно установить минимальный срок хранения для этих документов.

Перечень никаких подобных сносок или оформленных других способом указаний не содержит. Подготовка дела к хранению начинается задолго до того, как документ будет завершен в делопроизводстве. Все процессы ДОУ выполняются последовательно и связаны между собой. Уже на стадии приема входящего документа или создания исходящего нужно понимать, в какое дело будет помещен документ и каковы особенности формирования этого дела.

Например, приказы по основной деятельности должны учитываться и формироваться строго отдельно от приказов по личному составу. Обратным часто грешат небольшие организации, где секретарь сочетает функции делопроизводителя и кадровика. Прежде чем отправить такое составное дело на хранение, придется его расформировать, а это лишний труд. Делать это нужно сразу, иначе, когда придет пора отправлять дела на хранение, секретарь потратит огромное количество времени на формирование истории переписки.

Документы, разделенные на блоки по алфавиту, отделяют друг от друга, например, цветными разделителями. Это необязательно, но существенно облегчает работу с томом. При нумерации листов разделители получают номера в общем порядке.

Таким образом, к моменту оформления дел на хранение документы уже будут правильно сформированы в дела, а внутри дел — систематизированы. Таким образом, если в деле примерно листов, то лучше сделать два тома по листов, а не и Затем аккуратно извлекаем документы из папок, распределяем по томам и приступаем к оформлению на хранение.

В зависимости от сроков хранения дела можно оформлять частично или полностью. Частично оформляются все дела, заведенные в организации и имеющие срок хранения более 5 лет, за исключением дел по личному составу. Полному оформлению на хранение, в соответствии с Правилами , подлежат следующие дела:. Этапы оформления каждого тома. Полное оформление на хранение каждого тома дела происходит в следующем порядке:. Если документы уже были ранее кем-то пронумерованы в этом же правом верхнем углу и новая нумерация не совпадает со старой, то старый номер зачеркиваем и рядом пишем новый.

Номера, проставленные в других частях листа, исправлять не нужно. Если в том попала брошюра с собственной нумерацией страниц, то каждый ее лист, включая обложку, получает свой номер в общем порядке.

Если в томе оказалось несколько пропущенных и литерных номеров, то при подсчете количества листов их нужно учитывать. Правила ничего не говорят о количестве исправлений в нумерации тома.

Очевидно, что если ошибок слишком много, то лучше перенумеровать листы. Рекомендуем в этом случае ознакомиться с п. Это правило необязательно для общего делопроизводства, но, по крайней мере, дает представление о том, при каком количестве ошибок том лучше перенумеровать.

Для учета документов определенных категорий дел на бумажном носителе личные, судебные дела, материалы уголовных дел, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела, связанные с выдачей авторских свидетельств и патентных изобретений составляется внутренняя опись документов дела.

Секретарь при необходимости может создать внутреннюю опись и для других категорий дел. Вот что говорят по этому поводу Основные правила работы архивов организаций одобрены решением Коллегии Росархива от Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного свыше 10 лет хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.

Опись имеет собственную нумерацию листов, которую можно проставить автоматически на этапе создания документа в программе MS Word Пример 1. Лист-заверитель составляется к каждому тому дела. Заполнить ее легко: мы уже знаем, сколько листов в каждом томе, а также сколько среди них пропущенных и литерных номеров. Картонная переплетная папка дополнена гибким широким корешком с клеевым слоем. Верхняя и нижняя обложки имеют биговку с отступом от левого края 25 мм, что позволяет листать дело как книгу и без затруднений копировать листы.

Оформленный в такую обложку том выглядит как обычная книга, только большого формата. Оформленные таким образом тома можно располагать на полке вертикально, не опасаясь, что они будут сгибаться, сминая содержимое. Можно воспользоваться и обычным дыроколом на 10 листов с двумя отверстиями, правда, пробивать эти десять листов придется дважды. Длина нити на стандартный том — примерно 1 метр. Оптимальную для себя длину лучше всего определить опытным путем — уже на третьем сшиваемом томе станет понятно, сколько ее потребуется.

Узел на конце нити, как при обычном шитье, завязывать не нужно — все равно концы будут обрезаны до оптимальной длины. Если том был проколот пробит, просверлен аккуратно, проблем с продеванием нити не будет, поскольку диаметр иглы намного меньше, чем диаметр отверстия от сверла или дырокола.

Обратите внимание: в общем и кадровом делопроизводстве выводить концы нитей с внутренней стороны обложки и скреплять их заверительной наклейкой не требуется.

Концы обрезаются и по возможности прячутся под обложку. Ее заполнение трудностей обычно не вызывает. Если дело когда-нибудь попадет в государственный архив, его сотрудники сами заполнят эту строку.

В нижнем левом углу титульного листа проставляется архивный шифр дела: номер фонда, номер описи и номер этой единицы хранения по описи Пример 3.

Титульный лист приклеиваем на обложку тома. Лучше всего использовать клей ПВА, но тогда дело нужно немедленно поместить под пресс на несколько часов, иначе титульный лист приклеится неровно и местами сморщится.

Меньше всего подходят для этого клей-карандаш обложка отклеится уже через пару часов и канцелярский клей слишком жидкий и испортит титульный лист так, что никакой пресс его не спасет. Ассортимент специальных канцелярских товаров для архива, представленный в магазинах, небольшой, но кое-что выбрать можно. В продаже можно найти и большие короба с откидной крышкой рис. В такой короб может поместиться 10 и более томов. Из коробов с откидной крышкой удобно доставать нужный том или связку, не снимая с полки коробку.

Некоторые короба даже имеют специальные крепежные скобы, что позволяет, соединяя короба, сформировать стеллаж рис. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству. Подписка на почте Подписка в вашем городе. Обратите внимание Перечень никаких подобных сносок или оформленных других способом указаний не содержит. Обратите внимание Уже на стадии приема входящего документа или создания исходящего нужно понимать, в какое дело будет помещен документ и каковы особенности формирования этого дела.

Скачать бесплатно демо-номер журнала. Узнать больше: Формируем и храним дела с перепиской организации Составляем опись дел Оперативное хранение документов.

Подборки материалов Форум для секретарей Подписаться на новости. Выписываете журнал? Я согласен с политикой конфиденциальности. Документ и его регистрационные данные. Номер листа дела тома.

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

Как подшивать документы

Оформление дел происходит при их заведении, а также в процессе подготовки документов к передаче их на хранение в архив. При заведении дела, прежде всего, необходимо правильно оформить обложку дела оформление всех необходимых элементов обложки. В течение делопроизводственного года необходимо придерживаться существующих требований к формированию дел. Если срок хранения дела составляет менее 10 лет , то допускается частичное оформление дела.

Сроки уточняют по номенклатуре дел или по перечням документов. Собственно говоря, в любой организации количество дел со сроком хранения 5 лет будет составлять абсолютное большинство. При частичном оформлении дела в делопроизводстве это общепринятый термин допускается документы оставлять в папках, в которые они помещались в течение делопроизводственного года, и не проводить каких-либо дополнительных действий с ними.

После истечения срока хранения и потери практической их надобности составляется акт на уничтожение документов. Полное оформление необходимо проводить дел с постоянным сроком хранения и с долговременным сроком то есть более 10 лет , включая документы по личному составу.

Обычно данную работу выполняют в процессе подготовки к передаче дел в архив организации. В этом случае предусмотрены следующие требования к оформлению дел:. Нормативными документами не предусмотрено дополнительных инструкций по переплету или прошивке дел.

Главное, чтобы получилось аккуратно и обеспечена читаемость текста составляющих дело документов. После проведения полного оформления дел они готовы к длительному хранению в архиве организации, а также в установленном порядке к последующей передаче их на государственное хранение последнее — для организации-источника комплектования госархива.

Если да, то как быть если это положение прошито и скреплено печатью? Если приказом утверждается какой-либо документ например, положение , то его обязательно помещают в дело вместе с приказом.

Если приказом вводится какой-либо документ, то их помещают в разные дела. В текущем делопроизводстве в деле могут быть скрепки, файлы и т. Все посторонние предметы удаляют в процессе технической обработки дел постоянного и долговременного то есть св.

При этом должно быть обеспечено свободное чтение текста подшитых или переплетенных документов. Обычно дополнительная прошивка нитками отдельного документа не мешает. Добрый день! Подскажите пожалуйста есть регламентирующий документ по порядку и переплету дел. Если есть, то укажите пожалуйста его наименование.

Основные правила работы архивов организаций. Это нормативный документ и по ссылке сможете его скачать. Только сам процесс переплета не прописан. Возможно существуют какие-нибудь методические рекомендации. Там лежат приказы приём-увольнение, они пронумерованы своей нумерацией и лежат приказы на отпуск, у них своя нумерация. Прошивать их в дело по датам, перемешав тем самым нумерацию или отдельно по этим двум категориям?

Изначально дело формировалось неправильно. Вместе нельзя помещать документы с так отличающимися сроками. Дело обязательно надо переформировать, разделив его на два. На отпуск — 5 лет, дело прошивать не надо. Оставьте в папке как есть, потом уничтожите через 5 лет. Прием-увольнение — 75 лет, это дело прошивают для долговременного хранения. В этом случае абсолютно не обращают внимания на одинаковый индекс. Обычно их разделяют даже при общей валовой нумерации приказов, чего только в жизни не бывает.

Не нашла нормативных документов, регламентирующих этот вопрос. Заранее благодарна. Такие вопросы как нумерация листов и образец оформления заверительной надписи прошивка, наклейка, непосредственно надпись и печать конкретного вида документа могут регулироваться федеральными нормативными актами или закреплены локальным актом организации.

Единых нормативных правил по данным вопросам просто не существует. Поэтому если нормативных требований нет кстати, наиболее распространенная ситуация , то все остается на усмотрение организации. Добрый день, спасибо за оперативный ответ. Ваша компетентная консультация экономят наше время, за это отдельная благодарность. Подскажите кто должен оформлять обложку при передаче в ведомственный архив, я или архив? Обложка прошивается вместе со всеми листами?

Внутренняя опись включается в архив и сколько храниться? В зависимости от принятого разделения обязанностей решает руководитель организации кто обрабатывает документы для архивного хранения, тот оформляет обложку архив или структурное подразделение. Да, обложка прошивается переплетается вместе со всеми документами дела.

О составлении внутренней описи документов дела подробнее по ссылке, про сдаточную опись в архив можно прочитать здесь. Внутренняя опись также прошивается вместе с остальными документами, поэтому имеет срок хранения аналогичный сроку хранения всего дела.

Здравствуйте, очень нужна Ваша консультация. Теперь, по решению суда, производится выемка оригиналов документов из этого дела.

Как это сделать правильно??? Изъятие дела правоохранительными органами или по запросу суда не являются основанием автоматического отнесения дела к постоянному сроку хранения. Просто его оставляют до окончания судебного разбирательства даже если временные сроки хранения истекли. Организация может принять решение о необходимости хранения какого-либо дела постоянно или суд может обязать.

Если документы за тот период у вас год уже были обработаны, то дело дополнительно включают в опись постоянного хранения под литерным номером в соответствующий отдел или в конец описи. Документы переформировывают верхний документ — самый ранний, черновики удаляют , листы нумеруют, составляют лист-заверитель, дело прошивают переплетают в твердую обложку. Подскажите, пожалуйста, можно ли переплетать документы постоянного хранения на пластиковую пружину?

В учреждении нет приспособления для архивного переплета. В государственный архив документы не сдавались, все хранятся в архиве учреждения. Заранее благодарна за ответ. Государственные и муниципальные архивы не принимают на хранение документы, переплетенные на пластиковые и металлические пружины. При этом все металлические скрепления скрепки, скобы от степлеров удаляются.

Подшивка дел может проводиться без специального оборудования. Подшиваются документы с учетом свободного чтения текста. Ещё одно условие — нитки должны быть скрыты под корешком обложки. Доброго времени суток, уважаемый admin! Спасибо огромное за оперативный ответ! Но у меня возник следующий вопрос: обязательно ли переплетать в твердую обложку дела постоянного хранения, если они не будут сдаваться в муниципальный архив?

За 20 лет существования учреждения никогда не сдавались я работаю только полгода. Я хотела из сброшюровать и прошить нитками. Документы постоянного и долговременного свыше 10 лет сроков хранения обязательно следует обрабатывать по архивным правилам подшивать или переплетать в твердую обложку, нумеровать листы и т. Если нет, то уже пожелание. Можно сделать письменный запрос в соответствующий архивный орган комитет, агентство, управление Вашего региона, если есть сомнения.

Добрый день как прошить журнал надо ли приклеивать стикер прошито и пронумеровано столько то страниц если в журнале на последней странице уже предусмотрена эта надпись. Добрый день, Мария! Дело в виде журнала дополнительно прошивать не надо. Лист-заверитель тоже не надо вклеивать, заверительная надпись в данном случае оформляется от руки на свободном последнем листе. Если некоторые документы в деле постоянного хранения прошиты нитками и заверены печатью или скреплены на пластиковую пружину , как их оформлять на переплет для сдачи в архив?

При оформлении документов постоянного хранения пластиковые пружины удаляются. Документы дела, прошитые нитками, можно не расшивать в случае, если они не мешают переплету или подшивке всего дела.

Здравствуйте, все ли документы нужно прошивать в дело? Их можно хранить в папках-скоросшивателях. Какие документы могут быть подшиты в дело с приказами по основной деятельности?

Документы которые не подшиваются в дело, формируются в отдельное дело или тоже сортируются по видам? Если документы утверждаются приказом руководителя, то такие документы формируются в дело с приказами. Это могут быть различные положения, инструкции и т. В остальных случаях документы обычно подшиваются по видам. Например, положения об отделах, должностные инструкции сотрудников и т. Формируются в годовые разделы описи по дате утверждения.

Вопрос: нужно с положением подшивать копию приказа? Вторые экземпляры или копии положений можно подшить для работы отдельно, можно с копией приказа, можно без.

Поэтому делайте, как Вам удобно. Заранее спасибо! В таких случаях новое название организации пишется на обложке дела ниже старого, а старое заключается в скобки. Это на стадии делопроизводства.

Оформление дела

Подготовка и передача дел в архив осуществляется в соответствии с настоящим Порядком, разработанным в соответствии с федеральным законодательством по вопросам архивного дела, нормативными актами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами по документационному обеспечению управления ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются работниками службы документационного обеспечения, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях организации. Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологической последовательности входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

как правильно подшивать документы при сдаче дел в архив в порядке возрастания или убывания даты., сверху вниз в хронологической последовательности пример, как правильно подшить документы в личном деле сверху должен быть первый или последний лист форум. Войти через Facebook. Войти через Вконтакте.

Порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив

Всем привет! Сегодня расскажем как подшивать документы правильно и без проблем. Любое предприятие или его структурное подразделение, какого размера оно бы не было, хотя бы единожды сталкивалось с такой необходимостью, как подшивка документов. Данная необходимость возникает в том случае, если документы готовятся к сдаче в архив или же для проведения разного рода юридических процедур.

Требования к оформлению дел, принимаемых в архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает:. Дела временного до 10 лет включительно хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

В деятельности каждой организации образуется специальная категория дел — дела постоянного хранения. В статье мы расскажем, как оформить такие дела для передачи в архив.

Оформление дел происходит при их заведении, а также в процессе подготовки документов к передаче их на хранение в архив. При заведении дела, прежде всего, необходимо правильно оформить обложку дела оформление всех необходимых элементов обложки. В течение делопроизводственного года необходимо придерживаться существующих требований к формированию дел. Если срок хранения дела составляет менее 10 лет , то допускается частичное оформление дела. Сроки уточняют по номенклатуре дел или по перечням документов. Собственно говоря, в любой организации количество дел со сроком хранения 5 лет будет составлять абсолютное большинство. При частичном оформлении дела в делопроизводстве это общепринятый термин допускается документы оставлять в папках, в которые они помещались в течение делопроизводственного года, и не проводить каких-либо дополнительных действий с ними.

До начала работы с документацией требуется самое тщательное ознакомление с большим числом необходимых инструкций, касающихся вопросов документооборота и делопроизводства. Нормы эти - достаточно сложные и содержат большое число всевозможных мелких деталей и нюансов. Как подшить документы на уголок? Что содержит в себе прилагаемая опись?

Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. lordverroorou

    Лукас за видео !

  2. Никандр

    Не удачный пример с этим зданием. Организация , которая находится в этом здании, имеет статус дип. корпуса. Есть документ, в котором есть пункт, запрещающий съемку на проф. камеру , как в здании так и около. Документ подписан на правительственном уровне. Рядом есть магазин Магнит , там , ваше, замечание было бы в тему .

  3. Тихон

    Тарас привет! Вчера меня задержали при пересечении границы, обнаружили ошибку в вин коде. Вызвали полицию и составили 121 ч1, как дальше передвигайся? Ведь при повторном нарушении будет лишение прав. в мрэо уже все в процессе). Как быть?

  4. leuvolowho

    Лучше жить по средства, чем проходить процесс банкротсва. И не быть ни добросовестным, ни недобросовестным банкротом.

  5. Ада

    6. Создам следственную группу для целенаправленной проверки президентов периода независимости, Л. Кравчука, Л. Кучмы, В. Ющенка, В. Януковича на предмет их не компетентности, криминальности приведшее страну до разорения и войны.